La App Organizadores de Symposium está enfocada al equipo de organización de cada evento de la institución. su función principal es permitir el control de acceso al evento mediante le lectura de los códigos QR que los asistentes reciben en el correo electrónico tras inscribirse.
Funcionalidades de la App Organizadores
Esta app es exclusiva para Organizadores de eventos, miembros del Comité Organizador y miembros de comités personalizados con permiso para gestionar asistentes.
Para poder usarla, es necesario ser el Organizador de un evento, o bien haber sido autorizado por el organizador a formar parte del comité de organización. Sus funcionalidades específicas son:
- Mostrar información del evento y el listado de asistentes;
- Escaneo de códigos QR para el control de acceso y acreditación;
- Control y consulta de productos vendidos y entregados a asistentes;
- Envío de notificaciones PUSH a asistentes;
- Difusión de los eventos a los contactos y seguidores de redes sociales.
Cómo accede el Organizador a sus eventos
Los Organizadores deben vincular la app con su cuenta de SYMPOSIUM. Para ello, en el primer uso de la app deben:
- Indicar el email con el que están registrados.
- Recibirán en su buzón un email con un enlace; deben abrir el mensaje con el mismo teléfono móvil con el que usan la app;
- Al pulsar en el enlace, se abrirá el navegador del terminal, que mostrará un botón que también deben pulsar. Es un magic link que lanzará la app ya vinculada a la cuenta del Organizador.
Si un Organizador gestiona eventos en diferentes universidades, deberá elegir una para la sesión de trabajo. En el email aparecerán tantos botones como universidades gestione el Organizador.
La aplicación solo muestra los eventos que el Organizador gestiona en una universidad y queda vinculada a ella. Para cambiar de universidad, el organizador tendrá que hacer log out, es decir, desvincular la app. A continuación, debe localizar el mensaje de email original (o volver a solicitarlo), pulsar el link que le lleva a la página web en la que aparecen todas las universidades y seleccionar la que quiere gestionar.
Condiciones para mostrar eventos en la App
En la app se muestran eventos públicos y privados, con gestión de inscripciones activa y con plazo de celebración e inscripción aún abierto.
La aplicación requiere que el usuario que intenta hacer login sea organizador (propietario) de un evento, o bien que forme parte de un comité que incluya los permisos:
- Gestionar asistentes
- Contactar con asistentes
También se requiere que la plataforma de la institución tenga activa la conexión con la app SYMPOSIUM Organizadores. Algunas universidades pueden mantener en uso antiguas aplicaciones a medida. Se debe decidir si seguir usándolas o pasar a enlazar con SYMPOSIUM Organizadores.
Puede que un usuario organice eventos que no reúnan los requisitos para aparecer en la App. Esto no quiere decir necesariamente que el usuario no organice ningún evento, sino que en ese momento ninguno de los que gestiona contiene funciones que se puedan manejar con la app.
Contenidos de la App Organizadores
Home y Programa
Son los dos botones a la izquierda del menú que aparece en la parte inferior de la app.
- Home: muestra el contenido de la portada del evento con la descripción breve;
- Programa: muestra las actividades del programa del evento que se hayan grabado con el Editor de agenda. No muestra el contenido que se haya subido con el editor de texto.
Difusión de los eventos
Todos los eventos que organizas y que reúnen las condiciones para ser mostrados en la app de Organizadores pueden ser fácilmente compartidos a través de los medios que dispongas en tu dispositivo donde tienes instalada la app. De esta forma podrás compartir tus eventos a tus contactos a través de Whatsapp, por correo electrónico, redes sociales o cualquier aplicación que tengas descargada en tu terminal.
Para compartir un evento, primero tendrás que acceder al detalle del mismo y, en la parte superior derecha, localizar el icono de compartir. A continuación se desplegará un listado con las aplicaciones disponibles con las que puedes compartir el evento. Selecciona la que deseas utilizar y difunde tu evento.
Escaneo de códigos QR (Check-in)
Es la principal función de la app y se accede a ella con el botón central del menú inferior. Se puede hacer check-in de eventos en cualquier momento, dentro o fuera de sus fechas de celebración.
Se requerirá al organizador que conceda a la app el permiso de acceso a la cámara del teléfono.
Pasos a seguir:
- Visitar la sección Asistentes y sincronizar la app con la base de datos
- Entrar a la sección de lectura de QR
La lectura de códigos es automática, no hay que pulsar botones. Por cada QR correcto, se muestra un marco en verde y el teléfono da un aviso con un sonido.
En la pantalla se muestra un recuento de los registros confirmados hasta el momento y los que quedan pendientes de escanear.
También se alerta de los QR que no se leen bien y de los QR que no corresponden a inscripciones válidas o confirmadas.
Control y consulta de productos vendidos
Cuando en un evento haya productos a la venta y los asistentes los hayan adquirido, se puede controlar la entrega de estos. De nuevo, esta funcionalidad estará disponible sólo a partir de la fecha de inicio del evento.
El organizador puede marcar con un check los productos que se entregan al asistente. Esta operación puede hacerse durante el check-in o después de él. El listado de productos se puede consultar en el menú Asistentes y así, si procede, marcar los productos entregados en cualquier momento.
Envío de notificaciones Push a los asistentes
Es posible enviar notificaciones tipo Push a los asistentes del evento que tengan instalada la App. Estos mensajes llegan al asistente como una notificación.
El Organizador dispone del menú “Mensajes” para enviar estas notificaciones, bien a un solo asistente, a un grupo de ellos o a todos ellos. Además, se guarda un historial de notificaciones enviadas.
Además de estas herramientas de la app, el Organizador puede enviar notificaciones a los asistentes que tienen la aplicación instalada en su dispositivo a través del menú “Notificaciones a aplicaciones móviles” desde el gestor web.
Consulta del listado de asistentes
En la app de Organizadores se puede consultar el listado de asistentes de cada evento. Para ello, hay un botón específico en el menú inferior. Se puede acceder al detalle de un asistente en concreto y obtener el estado de la asistencia y los productos adquiridos. También es posible enviar desde este panel una notificación personal al asistente.
Cuando se visita esta sección, la app intenta hacer una sincronización de los datos de forma automática, siempre que haya conexión a Internet. También se puede solicitar manualmente con el botón de la parte superior derecha, con dos flechas haciendo un círculo. Este proceso lanza una sincronización completa: se envía a la plataforma el estado de nuevas lecturas de QR y productos entregados, y se obtiene una lista de asistentes actualizada.
Cómo se sincroniza con la plataforma
Es necesario realizar una primera sincronización de la app con la plataforma. En situaciones en las que la lectura de QR se vaya a realizar en lugares donde puede que no haya conexión, es importante anticipar una primera sincronización donde sí se tenga conexión a Internet.
La sincronización se lanza manualmente desde la sección Asistentes, con el botón de la parte superior derecha, con forma de flechas haciendo un círculo.
En las sucesivas operaciones de sincronización, que se deben lanzar también manualmente, primero se enviarán datos al servidor y después se obtendrá una nueva lista de asistentes actualizada.
En función del número de asistentes al evento y del número de códigos QR que se hayan leído con el teléfono, la sincronización puede tardar algo de tiempo. Por seguridad, la app espera un minuto para completar la sincronización. Pero pudiera darse el caso de que requiera más tiempo y la app llegue a cerrar la conexión con un mensaje de alerta. A pesar de ello, la sincronización seguirá su curso en el servidor hasta completarse. Así pues, basta con aguardar un minuto más y lanzar de nuevo la sincronización desde la sección Asistentes para obtener el listado completo actualizado.
Diferentes dispositivos
Es posible realizar la lectura de códigos QR para el mismo evento desde varios dispositivos a la vez, teniendo en cuenta que todas funcionarán en modo offline sobre una copia interna de la lista de asistentes. Puede advertirse que a medida que avance el proceso de lectura de QR, las listas internas de cada teléfono serán diferentes. Todas las listas se unen en el servidor mediante procesos de sincronización, que siempre se lanzan a mano desde la sección Asistentes.
Cada dispositivo tiene que estar vinculado a una cuenta de organizador o miembro del comité organizador de ese mismo evento. No se puede utilizar la misma cuenta en varios dispositivos.
Cuando se van a utilizar varios dispositivos móviles, se debe establecer un protocolo entre todos los usuarios que vayan a hacer lectura de QR. El aspecto fundamental es que cada dispositivo que acabe una sincronización vuelve a operar en modo offline y a medida que los demás dispositivos sincronicen sus datos, su lista interna puede quedar desactualizada.
Pérdida de conexión
Es posible hacer el check-in de asistentes y productos sin necesidad de que los dispositivos con los que se realiza el control de asistencia tengan conexión a Internet. Como se ha expuesto en los apartados anteriores, la app trabaja siempre offline con una copia interna de los datos del servidor, que es necesario actualizar manualmente desde la sección Asistentes.
Configuraciones y log out
La App Organizadores dispone de una sección de configuración en la que el organizador puede consultar la licencia, los términos y condiciones de la aplicación, configurar el sonido que se reproduce al escanear los QR’s y, en última instancia, cerrar sesión.
Una vez cerrada la sesión, el organizador puede volver a utilizar los enlaces mágicos del email que recibió para cargar los eventos que organiza de la misma institución o, en su caso, de otras instituciones con las que colabore.
Fallo de conexión con la red y acceso a la cuenta desde otro dispositivo
Hay dos tipos de notificación que aparece en función del tipo de fallo con la conexión a Internet:
- En el caso de que el dispositivo con el que se esté realizando el control de acceso no tenga conexión a Internet, aparecerá el siguiente aviso:
- En el caso de que el dispositivo con el que se está utilizando la App Organizadores de repente experimente un fallo en la conexión:
Recomendaciones al Organizador
El uso de ambas aplicaciones móviles de Symposium, Organizadores y Asistentes, facilita la gestión, accesibilidad y comunicación entre organización y asistentes.
A fin de garantizar una mejor comunicación mutua, además de entre los propios asistentes, es recomendable que, si no la han descargado, el Organizador del evento sugiera a los asistentes instalar la app en sus dispositivos y vincular su inscripción a la misma. Así los usuarios tendrán fácil acceso a todos los eventos a los que asisten, a su acreditación y a la opción de comunicarse con la organización y demás asistentes al evento. También podrán compartir el evento, ayudando a su difusión, y localizar e inscribirse en aquellos que le puedan interesar.