La App Organizadores de Symposium está enfocada al equipo de organización de cada evento de la institución. su función principal es permitir el control de acceso al evento mediante le lectura de los códigos QR que los asistentes reciben en el correo electrónico tras inscribirse.


Funcionalidades de la App Organizadores


Esta app es exclusiva de Organizadores de eventos y miembros del comité organizador. Para poder usarla, es necesario ser el Organizador de un evento, o bien haber sido autorizado por el Organizador a formar parte del comité de organización. Sus funcionalidades específicas son:


  • Recopilar todos los eventos gestionados que reúnen las condiciones necesarias para mostrarse en la App Organizadores.
  • Mostrar información del evento y el listado de asistentes.
  • Control y consulta de productos vendidos y entregado a asistentes.
  • Envío de notificaciones tipo Push a los asistentes.
  • Difusión de los eventos gestionados a los contactos y seguidores de redes sociales.


Cómo accede el Organizador a sus eventos


Los Organizadores deben vincular la app con su cuenta de Symposium. Para ello, en el primer uso de la app deben indicar el email con el que están registrados. Recibirán en su buzón un mensaje con un enlace. Deben abrir el mensaje con el mismo teléfono móvil con el que usan la app.


Al pulsar en el enlace, se abrirá una página web en el navegador del terminal, que mostrará un botón con magic link sobre el que de nuevo, hay que pulsar. Este magic link lanzará la app ya vinculada a la cuenta del Organizador.


Si un Organizador gestiona eventos en diferentes universidades, deberá elegir una para la sesión de trabajo. En el email aparecerán tantos botones como universidades gestione el Organizador.




La aplicación solo muestra los eventos que el Organizador gestiona en una universidad y queda vinculada a ella. Para cambiar de universidad, el organizador tendrá que hacer log out, es decir, desvincular la app. A continuación, debe localizar el mensaje de email original (o volver a solicitarlo), pulsar el link que le lleva a la página web en la que aparecen todas las universidades y seleccionar la que quiere gestionar.


Condiciones para mostrar eventos en la App


La función y objetivo principal de la App Organizadores es el que el comité organizador pueda controlar y contabilizar la asistencia y venta de productos mediante el escaneo del código QR que los asistentes reciben en el correo de confirmación de la inscripción.


En la app se muestran eventos con gestión de inscripciones activa y con plazo de celebración e inscripción aún abierto.


No aparecerá en la app ningún evento privado, de agenda o que no tenga gestión de inscripciones.


Puede que un usuario organice eventos que no reúnan los requisitos para aparecer en la App. Esto no quiere decir necesariamente que el usuario no organice ningún evento, sino que en ese momento ninguno de los que gestiona contiene funciones que se puedan manejar con la app.



Contenidos de la App Organizadores


Home y Programa


Son los dos botones a la izquierda del menú que aparece en la parte inferior de la app.


  • Home: muestra el contenido de la portada del evento con la descripción breve;
  • Programa: muestra las actividades del programa del evento que se hayan grabado con el Editor de agenda. No muestra el contenido que se haya subido con el editor de texto.




Difusión de los eventos


Todos los eventos que organizas y que reúnen las condiciones para ser mostrados en la app de Organizadores pueden ser fácilmente compartidos a través de los medios que dispongas en tu dispositivo donde tienes instalada la app. De esta forma podrás compartir tus eventos a tus contactos a través de Whatsapp, por correo electrónico, redes sociales o cualquier aplicación que tengas descargada en tu terminal.


Para compartir un evento, primero tendrás que acceder al detalle del mismo y, en la parte superior derecha, localizar el icono de compartir. A continuación se desplegará un listado con las aplicaciones disponibles con las que puedes compartir el evento. Selecciona la que deseas utilizar y difunde tu evento.





Escaneo de códigos QR (Check-in)


Es la principal función de la app y se accede a ella con el botón central del menú inferior. Se puede hacer check-in solo de eventos en plazo de celebración.

Para poder usar esta función, el organizador tiene que conceder el permiso de acceso a la cámara del teléfono que solicita la app.



La lectura de códigos es automática, no hay que pulsar botones. Por cada QR correcto, se muestra un marco en verde y el teléfono da un aviso con un sonido. 


En la pantalla se muestra un recuento de los registros confirmados hasta el momento y los que quedan pendientes de escanear.



También se alerta de los QR que no se leen bien y de los QR que no corresponden a inscripciones válidas o confirmadas.



Control y consulta de productos vendidos


Cuando en un evento haya productos a la venta y los asistentes los hayan adquirido, se puede controlar la entrega de estos. De nuevo, esta funcionalidad estará disponible sólo a partir de la fecha de inicio del evento.


El organizador puede marcar con un check los productos que se entregan al asistente. Esta operación puede hacerse durante el check-in o después de él. El listado de productos se puede consultar en el menú Asistentes y así, si procede, marcar los productos entregados en cualquier momento.




Envío de notificaciones Push a los asistentes


Es posible enviar notificaciones tipo Push a los asistentes del evento que tengan instalada la App. Estos mensajes llegan al asistente como una notificación.


El Organizador dispone del menú “Mensajes” para enviar estas notificaciones, bien a un solo asistente, a un grupo de ellos o a todos ellos. Además, se guarda un historial de notificaciones enviadas.




Además de estas herramientas de la app, el Organizador puede enviar  notificaciones a los asistentes que tienen la aplicación instalada en su dispositivo a través del menú “Notificaciones a aplicaciones móviles” desde el gestor web.



Consulta del listado de asistentes


En la app de Organizadores se puede consultar el listado de asistentes de cada evento. Para ello, hay un botón específico en el menú inferior. Se puede acceder al detalle de un asistente en concreto y obtener el estado de la asistencia y los productos adquiridos. También es posible enviar desde este panel una notificación personal al asistente.


Diferentes dispositivos


Es posible realizar la lectura de códigos QR al mismo evento desde varios dispositivos a la vez. Teniendo en cuenta que cada dispositivo tiene que estar vinculado a una cuenta de organizador o miembro del comité organizador de ese mismo evento. 


Un código que ya haya sido escaneado una vez, no podrá volver a ser escaneado posteriormente, aunque el escaneo se realice desde otro dispositivo.


Cómo se sincroniza con el gestor


La App Organizadores está sincronizada con el panel gestor de la web, de modo que, conforme se van registrando las asistencias con la App, estas se actualizan en tiempo real en el panel “Control de asistencia” del gestor web del evento.


Pérdida de conexión


Es posible hacer el check-in de asistentes y productos sin necesidad de que los dispositivos con los que se realiza el control de asistencia tengan conexión a Internet. La aplicación guarda el registro del check-in para, más tarde cuando el dispositivo tenga conexión red, esos datos sean cargados en el gestor web del evento. Esta situación se notifica y es consultada en el menú “Asistentes”.



Configuraciones y log out


La App Organizadores dispone de una sección de configuración en la que el organizador puede consultar la licencia, los términos y condiciones de la aplicación, configurar el sonido que se reproduce al escanear los QR’s y, en última instancia, cerrar sesión.


Fallo de conexión con la red y acceso a la cuenta desde otro dispositivo


Hay dos tipos de notificación que aparece en función del tipo de fallo con la conexión a Internet:


  • En el caso de que el dispositivo con el que se esté realizando el control de acceso no tenga conexión a Internet, aparecerá el siguiente aviso:




  • En el caso de que el dispositivo con el que se está utilizando la App Organizadores de repente experimente un fallo en la conexión:


Recomendaciones al Organizador


El uso de ambas aplicaciones móviles de Symposium: Organizadores y Asistentes, facilita la gestión, accesibilidad y comunicación entre organización y asistentes. Por lo que, a fin de garantizar una mejor comunicación mutua, además de entre los propios asistentes, es recomendable que, si no la han descargado, el Organizador del evento sugiera a los asistentes instalar la app en sus dispositivos y vincular su inscripción a la misma.  Así los usuarios tendrán fácil acceso a todos los eventos a los que asisten, su acreditación y la opción para comunicarse con la organización y demás asistentes al evento, además de poder compartir el evento y localizar e inscribirse en aquellos que le puedan interesar.