El flujo lógico que, por lo general, se sigue en Symposium para realizar el proceso de valoración de un trabajo científico es el siguiente:
- Subida de documentos a la web del evento por parte de los autores.
- Definición de un plazo de valoración para que los revisores puntúen los trabajos.
- Aceptación de los trabajos por parte del comité científico, en función a las valoraciones e indicaciones dadas por los revisores en el proceso anterior.
Aún así, cada evento puede organizar el proceso de valoración según sus propios flujos y criterios.
Todos los documentos subidos por los autores a la web del evento son almacenados en el gestor del mismo. Para poder consultarlos, organizadores, miembros del comité científico o revisores tendrán que acceder al menú Documentación científica > Documentación Recibida.
Los documentos subidos siempre se almacenarán en este menú, desde donde únicamente podrán ser consultados. Symposium nunca enviará los documentos recibidos a los usuarios autorizados mediante vías externas a la plataforma, a no ser que estos los descarguen y reenvíen por su cuenta a los interesados.
El organizador puede definir un plazo específico de valoración de los documentos para que los revisores puedan puntuar los trabajos, aunque no es obligatorio especificar un plazo concreto. Una vez pasado el plazo, los documentos dejarán de ser accesibles para los revisores quienes ya no podrán valorarlos. La configuración de este plazo es opcional, dependiendo de las necesidades de cada evento. Si no se define un plazo específico, los revisores podrán empezar a evaluar los trabajos conforme se vayan recibiendo en la plataforma.
Revisores
Estos usuarios son designados por la organización del evento o por los miembros del comité científico desde el menú Documentación científica > Revisores. Su única función es valorar los documentos de la temática a la que han sido asignados, aunque el organizador puede atribuirles documentos de forma individual, procedentes de otras temáticas.
Cuando la organización del evento da de alta a un revisor, este recibe una invitación. Si el usuario no estaba previamente registrado, tendrá que completar el formulario de registro para poder acceder a su panel, desde donde podrá acceder a los eventos en los que participa.
Una vez registrado, ya en su panel de usuario podrá ver la tarjeta del evento, donde se indica además el rol con el que interviene en el mismo. Para acceder al gestor del evento tendrá que hacer click en el icono "Editar".
El revisor de documentación solo tendrá acceso a estos dos menús del evento
Cuando acceda al menú "Documentación recibida", el revisor tendrá acceso al panel en el que se muestran los documentos que les han sido asignados:
Para valorar un documento, el revisor tiene que hacer click en el desplegable +. Puede consultar las preguntas del formulario de subida, a no ser que la revisión se haya establecido anónima. En ese caso las preguntas de autor no se mostrarían y el revisor tampoco podría contactar con el autor del trabajo.
El revisor puede realizar comentarios al autor del documento para indicarle una serie de pautas o sugerir cambios en el trabajo antes de su aceptación. Además, puede indicar notas privadas a modo de anotación interna para él mismo y otros revisores. Para escribir una anotación interna el revisor tiene que clicar en comentar y marcar el chek, de lo contrario, el comentario será enviado al autor del documento.
El revisor solo puede puntuar los trabajos, no puede cambiar el estado. Esto solo podrá hacerlo la organización del evento o los integrantes del comité científico. Para puntuar el trabajo el revisor tiene que hacer clik en "Valorar" y, dependiendo del tipo de evaluación que se haya establecido, podrá dar una valoración numérica, si es por rango, o bien aplicar valores en una escala de calificación si la valoración se ha configurado por rúbrica.
Comité científico
Estos usuarios que tienen acceso a todos los documentos subidos, también pueden puntuarlos, aunque su función más bien es aceptar o rechazar aquellos que consideren teniendo en cuenta las valoraciones recibidas por los revisores.
Autor del documento
El autor del documento será notificado cuando su trabajo sea aceptado o rechazado, pero nunca podrá conocer la puntuación recibida por los revisores ni el contenido de las notas privadas.
El autor puede modificar el documento subido siempre y cuando el estado del mismo permanezca en "Pendiente". Una vez que un miembro del comité científico haya modificado el estado del documento, el autor ya no podrá realizar cambios, a no ser que el estado del documento vuelva de nuevo a pendiente.